Když si za lepší UX rádi připlatíte: jak jsme vybírali nástroj pro spolupráci

Mám dnes další celkem fajn příklad toho, jak UX může rozhodnout o tom, zda sáhnete po řešení, které vás stojí nemalé peníze, anebo po konkurenci, která nabízí de facto to samé, zdarma, a ještě k tomu má hezčí rozhraní.

Toto není srovnávaci recenze Basecampu a Asany, těch najdete na netu dost. Záměrem je podělit se o další situaci ze života, kdy UX byla jednoznačně tím, co nakonec rozhodlo.

Basecamp

Před nějakou dobou jsme s kolegy ze spřátelené agentury vybírali systém pro (vzdálenou) týmovou spolupráci na projektech – šikovnou online aplikaci, která by nás ušetřila nekonečného e-mailování, posílání příloh tam a zpátky, sbírání komentářů v nekonečných mailových vláknech, vedení úkolovníků v excelové tabulce na Google Docs, a mnohého jiného, co reálně komplikuje spolupráci na projektech. Po vyzkoušení všeho možného z předchozí praxe byl mým favoritem Basecamp (toho času ve verzi 3). Založili jsme nový účet, spustili zkušební verzi zdarma a začli v něm pracovat. Vše šlo hladce a kolegové, kteří v něm předtím nebyli zvyklí pracovat, se rychle sžili, stačilo je výjimečně tu a tam lehce popostrčit a šlo to skvěle. Vše přehledné, intuitivní, nenastala žádná situace, kvůli které bychom museli googlit nápovědu. Prostě od prvního přihlášení bylo každému tak nějak jasné, co, kde, jak udělat.

Asi v polovině zkušební doby jsem se ptal kolegů, jak se jim Basecamp používá a zda si ho tedy ponecháme. Všichni jsme byli spokojeni, kolegyně se však ozvala s tím, že na některých jiných projektech s jinými klienty používali Asanu a že jí příjde asi lepší, modernější, hezčí, s více možnostmi. A navíc, zatímco používání Basecampu by nás po konci zkušební doby stálo $99 každý měsíc, Asana jde používat úplně zadarmo. Ač jsem z toho nebyl nadšený, navrhnul jsem tedy, ať po zbytek trialu Basecampu používáme obojí a na konci se rozhodneme, ve kterém pokračovat.

Takto nějak vypadá základní projektová obrazovka v Basecampu (aktuálně už zas trochu jinak, ale věřím že chápete, že nemůžu udělat screenshot se „živými“ daty skutečných projektů):

Asana

Do Asany se jako nový uživatel přihlásíte a jste tak trochu hozeni do vody, ve které jste nikdy neplavali. Jeden by řekl, že když už umíte trochu plavat, tak by vám mohlo být jedno, co je to za vodu, ale toto bylo tak trochu jako vypustit vás do vody uprostřed širého moře, kde na žádné straně nevidíte břeh… A to připomínám, že jsme lidi „od fochu“, používáme každý desítky různých aplikací, nejednu jsme navrhli a rozhodně nás nestresuje zkusit nějakou novou.

Začli jsme tedy testovat. Přišel jsem samozřejmě na to, jak založit tým, pozvat do něj lidi, založit první projekt a prozkoumávat možnosti. Některé věci se mi líbily víc než v Basecampu, hlavně, co se rozhraní týče, ale i širších možností nabízené funkcionality. Dávali jsme si s kolegy fiktivní úkoly a pod-úkoly, nastavovali deadliny, editovali, smazávali, zkoušeli měnit vlastníky úkolů, atd., prostě běžné věci, které by vás napadly. Vše tam nějak jde udělat. Problém je, že musíte u všeho trochu víc přemýšlet a také to, že jste často poměrně slušně dezorientovani. Chcete se dostat někam, skončíte jinde. Hledáte, jak se podívat na něco konkrétního a ono je to jinde, než byste řekli, nebo než byste přísahali, že to bylo minule… Pak se vám najednou změní položky v menu a chcete se dostat tam, kde jste byli dvě minuty zpátky, ale ta možnost už nikde není a musíte přemýšlet, co děláte špatně.

Už to, že jsou na webu články a manuály ve stylu „How to navigate Asana“ o něčem vypovídá. Když jsem projekťák, bohužel opravdu nemůžu chtít po všech dalších zúčastněných (včetně lidí na straně klienta), aby se museli naučit pracovat s pro ně novým nástojem. Ta bariéra bude příliš velká, než abych je přesvědčil přistoupit na nějaké jejich nepohodlí, spojené s tím, že se přihlásí do nového prostředí a absolutně nebudou vědět, co mají dělat. To zůstanou celkem jistě raději u e-mailů a nijak si nepomůžu. A ještě dost možná budou ostaním říkat, že spolupráce se mnou je komplikovaná – to bych tak potřeboval…:-).

Pro někoho, kdo v Asaně pracuje denně už nějakou dobu, je ale nepochybně skvělým nástrojem a dost možná nyní jen nechápavě kroutí hlavou, ale tento pocit zbytečné komplikovanosti jsem určitě neměl jako nový uživatel jen já.

Takto nějak vypadá její rozhraní. Používá tři sloupce, efektivněji využívá vyššího rozlišení monitoru, víc si hraje s fonty, barvami, vrstvami, kartami, které můžete různě přetahovat (drag & drop) a podobně. UI hodnotím lépe než u Basecampu, ten je oproti domu dost old-school.

I drobné rozdíly rozhodují

Je to už nějaká doba, takže všechny detaily nemám v živé paměti, ale vzpomínám si na pár věcí, co mi jako project managerovi nedávaly úplně smysl:

• V kalendáři v Asaně jsem viděl jenom své úkoly. Pokud byl řešitelem nastaven někdo jiný, v přehledu jsem to neviděl. Takže pokud vedu projekt a mám pro různé členy projektového týmu různé úkoly s různými termíny dodání, už jenom na toto musím použít jiný software. To je na project-managementový nástroj dost špatně. V Basecampu vidím v kalendáři u projektu, kterého jsem členem, úkoly a termíny všech. K tomu také stav splněnosti a detaily na jedno kliknutí.
• V Asaně není nic jako nějaký news-feed, tedy průběh událostí u všech projektů, kde bych chronologicky viděl, co se na kterém projektu událo (někdo vyřešil úkol, někdo jiný něco někde komentoval, někdo jiný někomu dalšímu připsal komentář k jeho úkolu, někdo založil diskuzi na nějaké téma, atd.). Prostě si musím proklikat jednotlivé projekty a podívat se v nich postupně, co je tam nového. Velmi neefektivní, když chcete získat jenom rychlý „managerský“ pohled na věc a během minuty vidět, co se za ten den na všech frontách událo. Basecamp takový svůj activity feed má.
• Aplikace Asany pro Mac nedokázala na své ikoně zobrazovat počet notifikací (když vám někdo napíše, přiřadí úkol, atd.). Nebylo možné poznat, že se událo něco, na co se mám jít podívat. Basecamp toto umí, nemusím ho chodit refreshovat.
• U Asany jsme nebyli schopni podívat se na nějakou historii notifikací, tzn. pokud někomu z nás v průbehu dne někdo zadal pár úkolů, něco někde okomentoval atd., když jste se večer chtěli podívat, jestli jste něco nevynechali, už nebylo jak. Basecamp si drží celou (nebo aspoň hodně dlouhou) historii vašich notifikací, můžete se kdykoliv zpětně podívat na vše, co se vás týkalo a nemusíte to nikde dohledávat.
• Práce se soubory. Oba systémy umějí být také úložištěm pro veškerou projektovou dokumentaci, šablony, nabídky, grafické návrhy apod. Rozdíl byl v tom, že zatímco v Basecampu jsem šel jednoduše do Docs & Files, tam třeba založil složku Šablony, do ní přetáhl z disku soubory používaných šablon, každé mohl dát popis a možnost ji ostatními nechat okomentovat, nahrát aktualizovanou verzi souboru, atd. Toto v Asaně nejde nijak udělat. Asana má také svojí sekci pro soubory, ale umí v ní pouze shromažďovat soboury, které jsou přílohou nějakého již existujícího příspěvku, úkolu, atd. Tzn. nemůžete do ní nijak nahrát prostě vzory šablon, musíte udělat na úplně jiném místě v sytému příspěvek o šablonách, tomu to dát jako přílohu… Nic moc, teda.
• Asana neměla žádný nástroj na jednoduché a rychlé dopisování si v reálném čase (chat) s konkrétním jedním kolegou či vybranými kolegy. Umožnuje sice integraci nástrojů třetích stran (např. Slack), ale vysvětlete všem partnerům na projektu a klientovi, že kromě nového účtu do Asany by bylo dobré, aby si založili ještě i Slack (…a naučili se s ním pracovat). Basecamp má naprosto jednoduchý a intuitivní chat v sobě od začátku. Kliknete, vyberete kolegu a začnete psát. Když to nemáte puštěný, pípne vám notifiakce. Reagovat můžete samozřejmě i z mobilu.
• Zkusil jsem v Asaně jako workaround pro chybějící chat založit projekt, do kterého jsem pozval jednom jednoho kolegu, se kterým jsem si chtěl dopisovat 1-on-1 a použít k tomu dopisování si přes diskuze. Velmi kostrbaté řešení, ale za pokus to stálo. Co nás však dostalo, byl výsledek našeho experimentu, kdy jsme poprosili kolegyni, aby se nám tam pokusila dostat a vidět, co si píšeme v naší soukromé komunikaci. A to se jí bohužel povedlo, i přesto, že to byl striktně nastavený projekt, který měl pouze dva členy a nikdo jiný neměl mít možnost se do něj dostat. Je dost možné, že to vzniklo až zmíňkou kolegyně v našem „chatu“, ale každopádně teď vidí celou naši komunikaci a co je nejhorší – nikde v založeném projektu to nemáte šanci vidět. Pořád se tváří, ze jsme v něm pouze kolega a já. Tím bylo pro nás u Asany naprosto vyloučené její použití s přizvanými spolupracovníky mimo agenturu či dokonce s klientem. Nikdy bychom neměli ponětí, jestli nám někdo nečte interní záležitosti, které by neměl. V Basecampu se nám toto nestalo. Ten každou zprávu, úkol, cokoliv, kam přizvete klienta, výrazně barveně v rohu označuje a píše „Client can see this“, i vám dává předem na výběr, jestli chcete něco přidat pouze pro kolegy, anebo jestli to má možnost vidět zákazník…

…a takových věcí tam bylo rozhodně víc, ale co je důležité, i kdybychom nesrovnávali ty funkcionality (features) jako takové, tím, co nás hodně odrazovalo, bylo, že práce v Asaně nešla vůbec „od ruky“, neodsýpalo to, člověk se musel soustředit na tu práci se samotným nástrojem, místo toho, aby mu ten nástroj ulehčoval život. Po pár dnech jsem cítil, že bych jak sebe, tak pravděpodobně i kolegy musel do spolupráce v Asaně spíše neustále motivovat, a myslím, že by mi často raději poslali mail s nějakou přílohou a chtěli se se mnou bavit „postaru“, než aby instinktivně sáhli po Asaně, tak, jak se nám to dnes díky bohu daří s Basecampem. Nechci tím vůbec říct, že Basecamp je v součtu lepší produkt než Asana. Lidem, kteří věnují svou energii, aby udělali hloubkové srovnání, může vyjít jiný výsledek. A taky na netu najdete stovky příspěvku od lidí, kteří přisahají, že zkusili obojí a rozhodli se pro Asanu. Píšu pouze o jednom dalším konkrétním příkladě ze života, kdy nikdo ze zúčastněných neměl chuť, čas ani energii dělat dokonalé srovnání, a rozhodlo prostě, co nám „víc sedlo“. Pokud budete někdy zvažovat nasazení podobného systému, určitě si vyzkoušete obojí, první měsíc je to zdarma a hands-on zážitek vám napoví daleko víc, než tento můj (či kterýkoliv jiný) post na blogu.

Jo a… pokud to z toho, co jsem napsal výše, náhodou nebylo jasné: Asanu jsme odinstalovali, nikdy víckrát nespustili a dodnes štastně fungujeme na (placeném) Basecampu.

Co si z toho odnést

Toto nebylo moje vítězství, i přesto, že jsem celou dobu Basecamp silně preferoval a doufal, že si ho vybereme. Vyhrála lepší UX. User Experience je tím, co nám stojí za ty peníze navíc.

Ponaučení na závěr? Tady krásně platí to známé „když dva dělají totéž, není to totéž“. Zaměřte se u svých produktů kromě jiného na perfektní UX design a budete v situaci, kdy vám klidně desítky či stovky tisíc zákazníků ochotně každý měsíc pošlou přes dva tisíce korun (jako v případě Basecampu), a to i přesto, že mají „hned vedle“ podobnou, moderněji vypadající alternativu, ktará tak nějak umí to samé, a je navíc zadarmo… Takže buď (jsme) se všichni zbláznili, anebo je skvělá UX k nezaplacení.

P.S. V článku UX vs. UI jsem rozebíral i to, která z těchto dvou disciplín je v praxi „důležitější“. Příklad výše je +1 kulička do misky UX, protože UI má podle nás všech hezčí Asana… A tak v případě, že byste se někdy rozhodli využít mojí nabídku Project Managementu, můžete se spolehnout, že se také „uvidíme“ v Basecampu. Pokud tedy už léta u vás ve firmě nemilujete Asanu (nebo cokoliv jiného :-).